Yükseköğretim alanında yapay zeka ve dijitalleşme uygulamaları hız kazandıkça, Yükseköğretim Kurulu (YÖK), personel süreçlerinde de yenilikçi çözümler sunuyor. Bu doğrultuda, devlet üniversitelerinde görev yapan personelin yeşil ve gri pasaport başvuruları artık Personel Bilgi Sistemi (PBS) üzerinden elektronik ortama taşınıyor. Bu stratejik hamle, hem başvuru sürecini kolaylaştıracak hem de üniversitelerin bürokratik yükünü azaltacak.
YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’nın 13 Kasım 2026 tarihli duyurusuna göre, PBS’nin “Pasaport İşlemleri” modülü kullanıma sunuldu. Bu modül sayesinde, üniversite çalışanları, her iki tür pasaport talebini (hususi damgalı ve hizmet damgalı) doğrudan PBS üzerinden iletebilecekler. Başvuru adımları, pbs.yok.gov.tr adresinden erişilebilen sisteme giriş ile başlayacak ve başvuruların ilk incelemesi üniversitelerin personel birimlerince yapılacak. Bu sayede, başvuruların uygunluğu hızlı bir şekilde değerlendirilerek, sonraki adımlar için gerekli süreçler başlatılacak.
Başvurularda karşılaşılan eksiklikler veya hatalar, üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından derhal giderilecek. Bu durum, başvuruların onaylanma süresini kısaltacak ve başvuru sahiplerine daha hızlı bir hizmet sunacaktır. Ayrıca, bu sistemin getirdiği en büyük avantajlardan biri, fiziki evrak trafiğinin tamamen ortadan kalkmasıdır. Başvuru ve onay süreçlerinde ek belge hazırlama veya gönderme gibi gereksinimler ortadan kaldırılacak, böylece zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlanacaktır.
YÖK’ün bu yaklaşımı, sadece mevcut personelin değil, emekli olmuş veya görevinden ayrılmış personelin de pasaport başvurularını kolayca yapabilmesini sağlayacak şekilde tasarlanıyor. Emekli personel için gerekli belgeler PBS üzerinden oluşturulacak ve üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından yetkilendirilmiş görevliler tarafından yürütülecek. Bu uygulama, YÖK’ün dijital dönüşüm vizyonunun bir parçası olarak, yükseköğretim alanında verimliliği artırmayı ve personel süreçlerini daha şeffaf hale getirmeyi amaçlıyor. Bu sayede, hem YÖK hem de üniversiteler, daha etkin bir yönetim anlayışına geçiş yapacaklar.
